MXartisans vous permet d'être opérationnel rapidement, et de réaliser des devis et factures avec une présentation soignée et claire pour vos clients. Le démarrage rapide vous permet une prise en main aisée. Lorsque vous survolez un bouton ou une image, une bulle d'aide apparaît, avec un texte vous expliquant la fonction du bouton ou de l'image survolée. Ici, nous appelons les devis et factures "document". Un devis accepté devient un chantier.

Dans le menu général, effectuez un double-clic sur le bouton représenté ci-dessous.

Un écran comportant une liste s'ouvre.

En bas et à droite de cet écran, se trouvent les boutons représentés ci-dessous .

Appuyez sur le bouton de gauche pour créer un nouveau document.

L'écran pour créer des devis et des factures s'ouvre.

Par défaut, MXartisans se positionne sur "DEVIS". Vous pouvez choisir de créer un autre document: soit une facture, soit un chantier, soit un avoir.

Pour changer de type de document, ouvrez la liste intitulée Pièce (en haut et à gauche de l'écran).

Pour ce faire, appuyez avec la souris sur le petit bouton bleu (avec une flêche à l'intérieur), puis cliquez sur le nom représentant le type de document que vous souhaitez créer. Immédiatement, MXartisans calcule un N° pour ce document. 2 lettres pour le nom du document, suivies des 2 derniers chiffres représentant l'année courante, suivis de 2 chiffres représentant le mois courant, puis 4 chiffres représentant la position du document dans le mois.

Exemple ci-dessous: 1er devis du mois de mai 2003. Biensûr, vous pouvez changer la date qui par défaut est la date du jour, le numéro sera recalculé.

Vous pouvez transformer vos devis en changeant simplement le type de pièce, ou en le dupliquant en facture.

Si vous n'avez créé encore aucun client, vous pouvez saisir directement ses coordonnées sans changer d'écran, la partie ci-dessous est utilisée à cet effet.

Pour ne plus avoir à saisir ce client par la suite, il vous suffit de cliquer sur le bouton de droite "Ajouter" (avec une tête et une disquette comme symbole). Si le client existe déjà, le mot "Ajouter" du bouton est remplacé par le mot "Modifier".

Par la suite, il vous suffira d'appuyer sur le bouton "Sélection" (avec une tête et des jumelles comme symbole) pour choisir votre client dans la liste des clients. Biensûr, vous pouvez créer directement vos clients à partir de la fiche client, où vous pouvez saisir davantage d'informations.

Par défaut, la TVA sélectionnée et la 1ère TVA saisie dans la fiche de votre société. Si c'est la TVA à 19.6 % qui est sélectionnée, et que vous désiriez utiliser celle à 5.5 %, avec votre souris vous devez cliquer sur la TVA de votre choix. Ce sera celle qui sera utilisée par défaut à chaque nouvelle ligne que vous ajouterez à votre document. NOTE: un document peut être constitué de 2 TVA différentes, plus des lignes sans TVA si nécessaire. Si vous vous êtes trompés de TVA, vous pouvez modifier celle-ci pour tout le document. En cas de changement de taux de TVA par l'état, vous n'aurez qu'à ouvrir votre fiche société et les modifier. (Evidement, tous les documents que vous aurez créé conserveront leurs TVA).

Il ne reste plus qu'à constituer le corps du document que vous avez choisi de créer.

Le corps du document se saisit dans la grande liste qui se trouve au milieu de l'écran. (Image ci-dessous)

Pour saisir dans une ligne, celle-ci ne doit pas être bleue comme celle ci-dessous, car cela signifie qu'elle est seulement sélectionnée.

Vous devez cliquer dans une des cases (appeler aussi cellule) pour être en saisie. Vous verrez alors une petite barre clignotante (appelée curseur), comme celle à côté de Forfait dans la ligne ci-dessous.

Sélection ou création de types de travaux ou produits à partir de la bibliothèque

Ce groupe de champs se situent en dessous du corps du document présenté plus haut. A côté des 3 boutons de gauche se trouve un champ appelé sélecteur (contenant ici le mot CARRELAGE). Ce type de champ contient toute une liste d'informations. Ici ce sont tous les types de travaux, services, ou produits contenus dans la bibliothèque. Vous pouvez utiliser ces informations à volonté, les modifier, les supprimer, en ajouter autant que nécessaire. Lorsque vous saisissez une lettre, MXartisans vous propose automatiquement le mot le plus proche; ce mot change à mesure de votre saisie pour vous proposer toujours le mot le plus approchant.

Dans le champ situé sur la droite de ce selecteur, s'affiche systématiquement la désignation rattachée à ce mot. Vous pouvez à tout moment déployer ce sélecteur pour voir son contenu (voir image Sélecteur dépliable plus bas).

Apparaissent alors les types de travaux ou produits, ainsi que leur désignation et leur prix. Si vous sélectionnez une ligne, celle-ci apparaîtra dans le sélecteur avec sa désignation affichée sur sa droite. Notez que les Désignations peuvent être saisies en lettres minuscules.

En cliquant sur ce bouton  le type de travaux ainsi que sa désignation et son prix sont copiés dans le corps du document sur la ligne que vous avez préalablement sélectionnée. En dessous de la désignation vous pouvez également saisir les métrés.

Si vous cliquez sur le bouton ou se trouvent les codes produits, la liste se déplie comme ci-dessous.

    Ce bouton sert lorsque vous voulez insérer une nouvelle ligne dans la bibliothèque pour la réutiliser par la suite. En cliquant dessus, la ligne préalablement sélectionné dans le corps du document est ajoutée dans le cas où elle n'y existe pas déjà. Si tous les éléments de la ligne à ajouter sont identiques à une ligne existante dans la bibliothèque, MXartisans refusera l'ajout; il l'acceptera si un seul élément est différent. Ce système vous permet d'avoir par exemple CARRELAGE POSE SOL INTERIEUR à des prix différents. A savoir, que lorsque vous copiez une ligne de la bibliothèque vers le corps du document, MXartisans vous laisse la possibilité d'en modifier le prix Unité HT, ou la Désignation, et même le Type. Rien n'est jamais figé dans MXartisans.

  Ce bouton sert à supprimer une ligne de la bibliothèque, si vous savez que vous ne l'utiliserez plus par exemple. Mais si cette ligne existe dans le corps d'un document, vous pourrez (si vous changez d'avis) la recréer grâce au bouton avec le symbole + présenté plus haut.

Pratique pour ceux qui ont du mal à se faire à l'euro ou ont des références de prix en Francs, ce bouton et ce champ

Vous saisissez un montant en francs, vous cliquez sur le bouton avec le symbole en €, et le montant est converti en euros puis copié automatiquement dans la colonne Unité HT dans le corps du document au niveau de la ligne préalablement sélectionnée. Le Total HT est recalculé, ainsi que tous les totaux. Vous observerez que le montant à mesure de la saisie, est traduit en euro dans une petite bulle à côté du champ. Lorsque vous survolez les champs monétaires, la petite bulle apparaît toujours pour vous indiquer la contre valeur en francs.

Cette méthode est trés efficace contre toute erreur de conversion qui pourrait être nuisible à votre marge. 

Ce qui vouz est conseillé de saisir dans les cases:

Type/Code (code prouit ou prestation, ou type de travaux, etc ...)

Désignation (désignation des travaux, ou commentaire pour le client, ou formule de politesse, conditions de règlement, etc ...)

Formule (si vous désirez préciser vos métrés)

Qté (quantité qui servira à effectuer la multiplication du prix unitaire HT)

Unité (abréviation des unités de mesures "M², M3, etc ...")

Unité HT (votre prix de vente unitaire HT)

Total HT (le total par ligne est calculé automatiquement, mais vous pouvez directement le saisir)

Observations:

Vous pouvez sauter des lignes  (autant que vous le voulez) tout simplement en appuyant sur la flêche (dirigée vers le bas) et située à côté des touches numériques de votre clavier.

Suivant votre activité, vous utilisez peut être les métrés. Ceux-ci peuvent être calculés automatiquement d'aprés les dimensions que vous pouvez saisir dans les cases situées en bas et à droite de l'écran (image ci-dessous).

Si aprés avoir saisi vos dimensions vous cliquez sur le petit bouton situé à gauche de la case représentant le résultat de votre calcul (ici 34,30), ce résultat sera copié dans la case "Qté" et la formule de calcul s'inscrira dans la case "Formule" sous la forme: 12,25 x 2,80. L'unité M² sera automatiquement sélectionnée dans la case "Unité". Les totaux seront recalculés. Ce sera la même chose pour les mètres cubes mais avec M3 sélectionné.

Vous pouvez saisir autant de lignes que nécessaire.

Utilisez le bouton ci-dessous pour insérer une ligne au dessus de la ligne sélectionnée.

Utilisez les boutons ci-dessous pour faire monter ou descendre la ligne sélectionnée.

En appuyant sur le bouton ci-dessous vous pouvez ouvrir l'écran de traitement de texte pour modifier couleurs, tailles, attributs (gras, italique, souligné), et les types de caractères des désignations. Le traitement de texte, vous permet également de choisir l'alignement du paragraphe. Il vous est conseillé d'utiliser le traitement de texte lorsque les désignations que vous saisissez sont longues. Note: la taille des désignations est illimitée.

En appuyant sur le bouton ci-dessous, vous supprimez la ligne sur laquelle vous êtes positionnés. Si cette ligne n'a pas encore été enregistrée elle disparaît immédiatement de l'écran. Si elle a déjà fait l'objet d'un enregistrement suite à la validation du document, une petite croix rouge s'affiche pour vous prévenir que cette ligne sera supprimée que lorsque vous validerez le document. Si la croix rouge indiquant la suppression est affichée, le montant figurant dans la ligne n'est pas pris en compte dans le total général.

Le bouton ci-dessous vous permet de dupliquer un document déjà enregistré pour en créer un autre à l'identique (ou avec des modifications) pour un autre client. Lorsque vous dupliquez un document, si vous modifiez le client, soit vous le sélectionnez  grâce à l'image représentant un personnage avec des jumelles, soit vous cliquez sur le bouton représentant un personnage avec une petite feuille blanche. Dans ce dernier cas, les cases s'effacent, vous saisissez les informations sur votre nouveau client, puis vous l'ajoutez à la liste des clients en appuyant sur l'image représentant un personnage avec une disquette.

Le bouton ci-dessous vous permet de fermer n'importe quelle écran.

Les cases qui sont cochées indiquent les colonnes qui seront imprimées. Dans l'exemple ci-dessous, les métrés ne seront pas imprimés. Il suffit de cocher ou décocher la case souhaitée pour que la colonne soit imprimée ou pas sur le document que vous éditerez pour votre client. Vous pouvez paramétrer les colonnes que vous souhaitez imprimer habituellement à partir du menu général, en allant dans "Utilitaires", puis dans "Paramètres Personnels".

Si vous avez bien suivi les instructions contenues dans cette aide, vous avez réalisé votre 1er document et créé un client.

Vous pouvez enregistrer votre document. Tout ce que vous faites peut être soit modifié, soit supprimé.

Le bouton ci-dessous vous permet de visualiser votre document à l'écran avant de l'imprimer. Ce bouton enregistre également votre document avant de l'imprimer.

Le bouton ci-dessous vous permet d'enregistrer tout ce que vous avez effectués dans votre document. Pour enregistrer, soit vous cliquez avec la souris sur ce bouton, soit vous appuyez sur la touche F10 de votre clavier.